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Interview mit Betriebsleitung Service Büsra Özyürek

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6 Min. Lesezeit
27. Januar 2025
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„ […] statt acht Stunden nur noch ein bis zwei Stunden für die Bestellaufnahme“ – Interview mit Betriebsleitung Service Büsra Özyürek

Interview vom: 27.01.2025, Interviewee: Büsra Özyürek, Interviewer: Jan Bodenbach

J: Hallo Büsra, es freut mich sehr, dass du dir die Zeit nimmst für ein kurzes Interview. Stelle Dich doch bitte kurz vor und erzähle uns von Deiner Rolle hier in der Sana Klinik München.

B: Hallo Jan, ich heiße Büsra Özgül und ich bin in unserem Haus die Betriebsleitung Service. Das heißt ich verantworte seit ein paar Jahren unter anderem die Verpflegung unserer Patientinnen und Patienten.

J: Ihr habt hier schon vor der Einführung von HospiChef mit einem Menübestellsystem gearbeitet. Welche Herausforderungen gab es denn in der Zeit vor HospiChef?

B: Wir hatten ein älteres System, das nicht wirklich nutzerfreundlich war. Nach der Bestellaufnahme mit dem Tablet auf Station dauerte die Synchronisation der Daten für die Küche immer recht lange. Der zeitverzögerte Datenstand hat diverse Probleme mit sich geführt. Besonders problematisch war es vor allem immer dann, wenn es mal eine Internetstörungen gab. Ich erinnere mich an Zeiten, in denen wir dann mit Backup-Lösungen agieren mussten, da wir mit unserem alten Programm nicht weiterarbeiten konnten.

J: Gab es da weitere Punkte oder Impulse, warum ihr gesagt habt, eine Veränderung ist notwendig?

B: Wir hatten damals im Grunde genommen eine vorgefertigte Standardlösung, mit der wir arbeiten mussten, ohne jegliche Personalisierungs- oder Konfigurationsmöglichkeit. Wir wollten aber eine personalisierte Speisenauswahl ermöglichen, denn unsere Patienten stellen sehr unterschiedliche Anforderungen an ihre Ernährung. Dadurch konnte das alte Programm unsere Arbeit an einigen Stellen nicht mehr sinnvoll unterstützen. Der Geschäftsführung war außerdem eine durchdachte digitale Nutzerreise für die Patienten und das Thema Nachhaltigkeit wichtig. Auch hier wollten wir uns verbessern.

J: Seither hat sich viel getan, bei euren Prozessen, aber auch durch die gemeinsame Weiterentwicklung der Lösung. Was bedeutet die Co-Entwicklung für euch?

B: HospiChef bringt tatsächlich eine große Erleichterung im Arbeitsalltag mit sich. Für eine effiziente Verpflegung müssen viele Zahnräder ineinandergreifen. Durch die gemeinsame Entwicklung vieler Funktionalitäten ist die Lösung einfach passgenau. Mit der neuen Software haben wir aber auch unsere eigenen Prozesse neu gedacht und weiterentwickelt. Beispielsweise haben wir den Zeitpunkt des Tablettkartendrucks näher an den Zeitpunkt der Speisenverteilung geschoben, um mit einem genaueren Datenstand arbeiten zu können. Auch die dann etablierten Bestelldeadlines für Patienten und nachgelagert für das Personal passen jetzt viel besser zu unseren Strukturen. Durch die Patienten-App, die einfache Handhabung der Tablet-Lösung und die Automatisierungen für die Nicht-Besteller brauchen wir jetzt statt acht Stunden nur noch ein bis zwei Stunden für die Bestellaufnahme.

J: Also ist es vor allem auch eine zeitliche Erleichterung für die Servicekräfte auf Station?

B: Ja, auf jeden Fall. Mit HospiChef können wir uns sehr viel Zeit und Arbeit sparen. Die Servicekräfte arbeiten auch einfach gerne mit einer modern aufgemachten Lösung.

J: Und kannst du auch einschätzen, welche Themen für die Küche von Bedeutung waren?

B: Für die Küche ist die Arbeit auch leichter geworden. Die Kollegen in der Küche erhalten nun automatisiert die von der Bestellvorhersage vervollständigten Produktionslisten und Tablettkarten, die sie täglich brauchen. Das Layout der Tablettkarten konnten sie übrigens auch selbst mitgestalten. Auf einen Blick sehen sie nun alle relevanten Informationen. Sie erhalten aber auch noch viel mehr Informationen im Dashboard und können die Analysen und Visualisierungen nutzen statt der reinen Erfahrungswerte. Ich denke das Thema Analytik hilft auch allgemein beim Sichtbarmachen der Arbeit der Küche. Wir schauen zum Beispiel immer gemeinsam mit der Küche auf die BKT/BT-Quote [Anm.: Quote von Beköstigungstagen zu Belegungstagen als Wirtschaftlichkeits-Kennzahl], woraus sich schon die ein oder andere Initiative ergeben hat.

J: Welches Feedback erreicht Dich von Seite der Patientinnen und Patienten?

B: Die Patienten sind sehr glücklich mit HospiChef. Die Möglichkeit, eigenständig und personalunabhängig zu bestellen, was sie gerne essen möchten, finden alle toll. Was auch immer positiv beurteilt wird, ist, dass die Elektivpatienten auch schon von zu Hause aus bestellen können und kein standardisiertes Aufnahmeessen bekommen. Generell sorgt die Selbstbestimmung bei der Essensbestellung für eine große Zufriedenheit.

J: Jetzt ist die Klientel ja etwas älter, bei euch im Schnitt über 60 Jahre alt. Kommen diese Patienten trotzdem mit der digitalen Technologie klar oder gibt es Härtefälle?

B: Eigentlich gibt es keine. Meine Beobachtung ist, dass die Patienten, in allen Altersgruppen, gut mit der Bedienung der Software klarkommen, gerade auf dem eigenen Handy. Und wenn es manchmal nicht funktioniert, helfen wir immer gerne. Die älteren Patienten freuen sich über unsere Unterstützung. Summa summarum ist jedoch zu sagen: die meisten probieren es eigenständig und meistens funktioniert es auch gut. Wichtig ist nur, dass der QR-Code auch wirklich bei den Patienten landet.

J: Auf welches HospiChef-Feature würdest du denn auf keinen Fall mehr verzichten wollen?

B: Da nenne ich auf jeden Fall das Küchen-Cockpit. Das erleichtert uns den Arbeitsalltag enorm. Die Nutzung ist super unkompliziert. Bei der alten Software musste man sich durch viele Punkte klicken und dann alles nochmal kontrollieren, was bestimmt täglich eine halbe Stunde benötigt hat. Jetzt sind es nur vier vollautomatisierte Schritte zum Tablettkartendruck, in Summe dauert es jetzt vielleicht noch 5 Minuten. Die Tablettkarten wollen wir unter dem Stichwort „digitale Tablettkarte“ in Zukunft mit Euch ja möglicherweise sogar ganz ablösen.

J: Mit dem Blick auf das Jahr 2025. Wohin soll die Reise in der Patientenverpflegung in der Sana Klinik gehen? Habt ihr bestimmte Ziele?

B: Eines unserer Ziele ist es, dass noch mehr Patienten eigenständig bestellen. Momentan sind die Menüdamen noch in den Bestellprozess eingespannt und das möchten wir ändern. Wir bestärken und motivieren unsere Patienten wo es nur geht, eigenständig zu bestellen, damit wir Schritt für Schritt zu einer komplett eigenständigen Menübestellung kommen.

J: Wie genau motiviert ihr eure Patienten?

B: Wir sagen nicht, dass wir für sie bestellen können, sondern Fragen, ob sie es selbst schonmal probiert haben und betonen, wie einfach es ist. Zudem betonen wir die Möglichkeit, unabhängig von uns, zu jeder Tages- und Nachtzeit, und schon vor ihrem Aufenthalt, bestellen zu können. Sobald sie merken, dass sie frei nach ihrem Gusto bestellen können, macht es ihnen tatsächlich richtig viel Spaß.

J: Hast du zum Schluss noch eine Anekdote, die du teilen möchtest?

B: Ich bin total glücklich und zufrieden mit HospiChef – und das sage ich jetzt nicht nur hier im Interview lacht. Ich arbeite bereits von Beginn an mit der Software und ich bin froh über die Implementierung und die Impulse der „HospiChefs“. Die lustigsten Anekdoten gibt es eigentlich im Zusammenhang mit dem Patienten-Feedback, das uns über die App erreicht, aber die Geschichten kann ich nicht gut kurz halten lacht.

J: Vielen Dank für deine Zeit und deine Offenheit, Büsra.

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